Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang telah digunakan sejak lama. Dalam perkembangannya, surat tidak hanya menjadi alat komunikasi, tetapi juga memiliki berbagai fungsi penting lainnya.
Nah kebetulan kali ini, admin akan membahas segala sesuatu tentang pengertian surat, tujuan, fungsi, jenis-jenis surat, serta struktur surat baik formal maupun nonformal.
Pengertian Surat
Surat adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lainnya. Dalam konteks komunikasi formal dan informal, surat memiliki peran yang sangat penting.
Pengertian surat mencakup beberapa aspek, yaitu:
- Komunikasi Tertulis:
Surat merupakan media komunikasi yang ditulis dan dicetak, berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pesan secara langsung. Berbeda dengan komunikasi verbal, surat memberikan catatan permanen yang dapat disimpan, dibaca kembali, dan digunakan sebagai referensi di masa mendatang. - Alat Dokumentasi:
Surat sering kali berfungsi sebagai dokumentasi resmi dari suatu komunikasi atau keputusan. Hal ini penting dalam konteks hukum dan administrasi, di mana bukti tertulis dibutuhkan untuk memastikan kepastian dan akuntabilitas. - Format dan Struktur:
Surat memiliki format dan struktur yang biasanya mengikuti norma-norma tertentu. Struktur ini mencakup bagian-bagian seperti kepala surat, tanggal, alamat tujuan, isi surat, dan penutup. Format ini memastikan bahwa surat dapat dibaca dengan jelas dan dipahami oleh penerima. - Jenis dan Tujuan Berbeda:
Surat bisa berupa surat resmi (formal) seperti surat dinas atau surat lamaran kerja, maupun surat pribadi (nonformal) seperti surat cinta atau surat ucapan terima kasih. Setiap jenis surat memiliki format dan tujuan yang berbeda sesuai dengan konteks penggunaannya.
Tujuan Surat
Tujuan dari penulisan surat dapat bervariasi tergantung pada konteks dan jenis surat yang digunakan. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari surat:
1. Memberikan Informasi
Salah satu tujuan utama surat adalah untuk memberikan informasi yang penting atau relevan kepada penerima. Misalnya, surat pemberitahuan perubahan jadwal, informasi tentang produk baru, atau laporan hasil rapat.
Surat memberikan cara yang sistematis dan terstruktur untuk menyampaikan informasi penting.
2. Mengajukan Permohonan
Surat sering digunakan untuk mengajukan permohonan atau permintaan kepada pihak tertentu. Ini bisa meliputi permohonan izin, permintaan dukungan, atau permohonan pengadaan barang dan jasa.
Surat permohonan ini sering kali membutuhkan penyampaian alasan yang jelas dan argumentasi yang kuat.
3. Memberikan Pemberitahuan
Surat dapat digunakan untuk memberikan pemberitahuan tentang berbagai hal, seperti undangan acara, pengumuman perubahan kebijakan, atau informasi tentang jadwal dan lokasi kegiatan.
Pemberitahuan melalui surat memberikan dokumentasi resmi yang bisa diarsipkan dan dijadikan referensi.
4. Mengundang Seseorang
Surat undangan adalah jenis surat yang digunakan untuk mengundang seseorang menghadiri suatu acara, baik formal maupun nonformal. Misalnya, undangan pernikahan, undangan rapat, atau undangan acara sosial.
Surat undangan harus mencakup detail penting seperti waktu, tempat, dan tujuan acara.
5. Menyampaikan Ekspresi Perasaan
Surat pribadi sering digunakan untuk menyampaikan perasaan atau emosi, seperti surat cinta, surat permintaan maaf, atau surat ucapan terima kasih.
Dalam hal ini, surat berfungsi sebagai sarana untuk mengekspresikan perasaan yang sulit diungkapkan secara lisan.
Fungsi Surat
Surat memiliki berbagai fungsi yang sangat penting dalam komunikasi sehari-hari dan dalam konteks formal. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari surat:
1. Sebagai Bukti Tertulis
Salah satu fungsi utama surat adalah sebagai bukti tertulis dari komunikasi atau keputusan. Ini penting dalam konteks hukum, bisnis, dan administrasi, di mana dokumentasi diperlukan untuk membuktikan suatu tindakan atau kesepakatan.
Surat dapat digunakan sebagai referensi di masa depan atau dalam kasus sengketa.
2. Sebagai Alat Komunikasi
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif antara pengirim dan penerima. Ini memungkinkan penyampaian informasi, permintaan, atau perasaan dengan cara yang terstruktur dan resmi.
Surat juga memberikan kesempatan untuk menyampaikan pesan dengan pertimbangan yang matang dan terukur.
3. Sebagai Sarana Formalitas
Dalam konteks formal, surat digunakan sebagai sarana untuk menjalankan prosedur dan formalitas tertentu. Ini meliputi surat dinas, surat perjanjian, atau surat lamaran kerja.
Surat resmi membantu memastikan bahwa komunikasi dilakukan dengan cara yang profesional dan sesuai dengan norma yang berlaku.
4. Sebagai Media Arsip
Surat dapat berfungsi sebagai media arsip yang menyimpan catatan penting dan dokumentasi. Surat yang disimpan dengan baik dapat menjadi referensi yang berguna di masa depan, baik untuk kepentingan administratif maupun pribadi.
Pengarsipan surat yang baik juga memudahkan akses kembali ke informasi penting ketika diperlukan.
Jenis-Jenis Surat
Surat dapat dikategorikan berdasarkan berbagai kriteria, baik itu berdasarkan jenisnya, keamanan isinya, derajat penyelesaiannya, jangkauan penggunaannya, maupun jumlah penerimanya.
Berikut adalah penjelasan mendetail tentang jenis-jenis surat yang umum digunakan:
Surat Pribadi dan Surat Resmi
a. Surat Pribadi (Nonformal)
Surat pribadi adalah jenis surat yang ditulis untuk komunikasi nonformal antara individu. Biasanya digunakan untuk keperluan pribadi dan tidak memerlukan format yang ketat.
Beberapa contoh surat pribadi termasuk surat cinta, surat ucapan terima kasih, dan surat permintaan maaf. Ciri-ciri utama dari surat pribadi adalah:
- Gaya Penulisan: Biasanya lebih santai dan informal, mencerminkan hubungan personal antara pengirim dan penerima.
- Format: Tidak terlalu terikat pada format formal. Penulisan bisa menggunakan bahasa yang lebih bebas dan personal.
- Tujuan: Untuk menyampaikan perasaan, ucapan terima kasih, atau komunikasi pribadi lainnya yang tidak memerlukan dokumentasi resmi.
b. Surat Resmi (Formal)
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk tujuan bisnis, administratif, atau komunikasi formal lainnya. Surat ini mengikuti format dan struktur tertentu, serta sering digunakan dalam konteks profesional dan organisasi.
Beberapa contoh surat resmi termasuk surat lamaran kerja, surat dinas, dan surat pemberitahuan resmi. Ciri-ciri utama dari surat resmi adalah:
- Gaya Penulisan: Menggunakan bahasa formal dan terstruktur dengan baik, sesuai dengan norma profesional.
- Format: Mematuhi format yang telah ditentukan, seperti mencantumkan kepala surat, tanggal, alamat tujuan, dan penutup yang sesuai.
- Tujuan: Untuk menyampaikan informasi penting, permohonan resmi, atau dokumentasi yang memerlukan catatan formal.
Jenis Surat Berdasarkan Isinya
Jenis surat berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi beberapa kategori sebagai berikut:
1. Surat Bisnis
Surat bisnis adalah surat yang digunakan untuk keperluan komunikasi dalam dunia bisnis, seperti surat penawaran, surat kontrak, dan surat pengaduan. Surat ini biasanya mencakup informasi terkait transaksi bisnis, kesepakatan, atau permasalahan yang perlu diselesaikan.
2. Surat Pribadi
Surat pribadi, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, mencakup surat yang ditulis untuk tujuan pribadi, seperti surat ucapan selamat, surat cinta, atau surat permintaan maaf. Surat ini lebih fokus pada komunikasi antarindividu dan tidak memerlukan format formal.
3. Surat Undangan
Surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang menghadiri acara tertentu, seperti pernikahan, seminar, atau rapat. Surat undangan harus mencantumkan detail acara dengan jelas, termasuk waktu, tempat, dan tujuan acara.
4. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan digunakan untuk memberitahukan informasi penting kepada penerima, seperti perubahan jadwal, pengumuman penting, atau informasi tentang suatu kejadian. Surat ini berfungsi untuk memastikan penerima mendapatkan informasi yang relevan dan terkini.
Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
Jenis surat berdasarkan tingkat keamanan isinya meliputi:
1. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi informasi yang sangat penting dan hanya boleh diakses oleh pihak tertentu. Surat ini sering dilindungi oleh kebijakan keamanan dan tidak boleh disebarluaskan tanpa izin.
2. Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah jenis surat yang memuat informasi yang sangat sensitif dan hanya boleh diketahui oleh segelintir orang yang memiliki akses khusus. Surat ini seringkali disertai dengan label atau tanda khusus untuk menunjukkan tingkat kerahasiaannya.
3. Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang sengaja disebarluaskan kepada publik atau media. Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan pendapat, kritik, atau informasi yang dianggap penting untuk diketahui oleh masyarakat luas.
4. Surat Biasa
Surat biasa adalah jenis surat yang tidak memerlukan tingkat keamanan khusus dan dapat dibaca oleh siapa saja. Surat ini digunakan untuk komunikasi sehari-hari yang tidak memerlukan perlindungan ekstra.
Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya
Jenis surat berdasarkan derajat penyelesaiannya meliputi:
1. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan penyelesaian cepat dan dapat ditangani dalam waktu standar. Surat ini umumnya digunakan untuk komunikasi yang tidak memerlukan tindakan segera.
2. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian atau respon cepat. Surat ini sering digunakan untuk situasi mendesak di mana tindakan cepat diperlukan dari pihak penerima.
3. Surat Sangat Kilat
Surat sangat kilat adalah surat yang memerlukan tindakan segera dan prioritas tinggi. Surat ini digunakan dalam situasi darurat di mana penanganan dan respon harus dilakukan secepat mungkin.
Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya
Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya meliputi:
1. Surat Lokal
Surat lokal adalah surat yang digunakan untuk komunikasi dalam lingkup wilayah tertentu, seperti dalam satu kota atau daerah. Surat ini tidak memerlukan pengiriman jarak jauh dan biasanya lebih sederhana.
2. Surat Nasional
Surat nasional adalah surat yang digunakan untuk komunikasi antarwilayah dalam satu negara. Surat ini memerlukan pengiriman jarak jauh tetapi masih dalam batasan negara yang sama.
3. Surat Internasional
Surat internasional adalah surat yang digunakan untuk komunikasi antara negara-negara berbeda. Surat ini memerlukan pengiriman internasional dan sering kali mematuhi format dan regulasi yang berlaku di negara penerima.
Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya meliputi:
1. Surat Tunggal
Surat tunggal adalah surat yang ditujukan untuk satu penerima tertentu. Surat ini biasanya digunakan untuk komunikasi pribadi atau bisnis yang memerlukan perhatian khusus dari penerima.
2. Surat Massal
Surat massal adalah surat yang dikirimkan kepada banyak penerima sekaligus. Surat ini sering digunakan untuk pengumuman umum, undangan acara, atau kampanye pemasaran.
Surat massal memerlukan perhatian dalam hal distribusi dan penyampaian yang efektif.
Struktur Surat
Struktur surat memainkan peran penting dalam memastikan bahwa surat tersebut efektif, jelas, dan mudah dipahami. Struktur surat berbeda antara surat resmi dan surat pribadi.
Berikut adalah penjelasan rinci mengenai struktur masing-masing jenis surat.
A. Struktur Surat Resmi (Surat Formal)
Surat resmi memiliki format yang baku dan harus mengikuti aturan tertentu untuk memastikan kejelasan dan profesionalisme. Struktur surat resmi mencakup:
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat atau kop surat terletak di bagian atas surat dan berfungsi untuk menunjukkan identitas pengirim. Kop surat biasanya mencakup:
- Nama Lembaga atau Perusahaan: Nama lengkap dari organisasi atau perusahaan yang mengirimkan surat.
- Logo: Jika ada, logo perusahaan atau lembaga dapat ditampilkan untuk memberikan kesan profesional.
- Alamat Lengkap: Alamat lengkap kantor atau lokasi pengirim surat.
- Kontak: Informasi kontak seperti nomor telepon, fax, atau email untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut.
Contoh kop surat:
PT. Contoh Perusahaan
Jl. Raya No. 10, Jakarta 12345
Telp: (021) 1234567 | Fax: (021) 7654321
Email: [email protected]
2. Tanggal
Tanggal penulisan surat terletak di bawah kepala surat dan menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Format tanggal umumnya mengikuti standar yang berlaku di negara pengirim surat.
Contoh format tanggal:
Jakarta, 2 Agustus 2024
3. Alamat Tujuan
Alamat tujuan mencakup informasi tentang penerima surat. Ini termasuk:
- Nama Penerima: Nama lengkap orang atau jabatan yang menerima surat.
- Alamat Lengkap: Alamat lengkap tempat penerima surat tinggal atau bekerja.
Contoh alamat tujuan:
Kepada Yth.
Bapak Ahmad Santoso
Jl. Merdeka No. 15
Bandung 40123
4. Salutasi
Salutasi adalah sapaan yang mengawali surat dan menunjukkan penghormatan kepada penerima. Dalam surat resmi, salutasi biasanya menggunakan ungkapan formal seperti:
- “Yth.” (Yang Terhormat) diikuti oleh nama penerima.
- “Kepada” diikuti oleh jabatan penerima jika tidak mengetahui nama secara spesifik.
Contoh salutasi:
Yth. Bapak Ahmad Santoso
5. Isi Surat
Isi surat adalah bagian utama yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat harus disusun dengan jelas dan terstruktur, terdiri dari:
- Paragraf Pembuka: Penjelasan singkat tentang tujuan penulisan surat.
- Paragraf Utama: Rincian informasi atau pesan yang ingin disampaikan.
- Paragraf Penutup: Kesimpulan dan harapan atau tindakan yang diinginkan dari penerima.
6. Penutup
Penutup adalah bagian akhir dari surat yang berfungsi untuk mengakhiri komunikasi secara sopan. Biasanya terdiri dari kalimat penutup yang formal seperti:
- “Hormat kami,” atau “Salam hormat,”
7. Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat
Nama dan tanda tangan pengirim ditempatkan di bawah penutup dan berfungsi untuk memberikan identifikasi dan otorisasi resmi. Ini biasanya mencakup:
- Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan: Jika surat berasal dari organisasi, jabatan pengirim di organisasi tersebut.
- Tanda Tangan: Tanda tangan asli dari pengirim surat untuk menunjukkan autentikasi.
Contoh nama dan tanda tangan:
Hormat kami,
[Signature]
Ir. Budi Santoso
Manajer PemasaranPT. Contoh Perusahaan
8. Lampiran
Lampiran mencakup dokumen tambahan yang disertakan bersama surat. Jika ada, lampiran harus disebutkan dalam surat dan dicantumkan di akhir, seperti:
- Daftar Lampiran: Sebutkan dokumen apa saja yang dilampirkan.
Contoh lampiran:
Lampiran:
1. Proposal Proyek
2. Daftar Harga
B. Struktur Surat Pribadi
Surat pribadi memiliki format yang lebih fleksibel dan tidak terikat pada aturan baku seperti surat resmi. Struktur surat pribadi mencakup:
1. Nama dan Alamat Penerima Surat
Nama dan alamat penerima surat terletak di bagian atas surat dan menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Ini meliputi:
- Nama Penerima: Nama lengkap orang yang menerima surat.
- Alamat: Alamat lengkap penerima, jika diperlukan.
Contoh nama dan alamat penerima:
Kepada
Saudari Lisa Amalia
Jl. Cendana No. 8
Yogyakarta 55281
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat dicantumkan untuk menunjukkan di mana dan kapan surat tersebut ditulis. Biasanya diletakkan di bagian atas kiri surat.
Contoh tempat dan tanggal surat:
Yogyakarta, 2 Agustus 2024
3. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah sapaan yang digunakan untuk mengawali surat, dan biasanya lebih informal dibandingkan dengan surat resmi. Beberapa contoh salam pembuka adalah:
- “Halo,” atau “Dear,”
- “Hai,” jika lebih santai
Contoh salam pembuka:
Halo Lisa,
4. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka menjelaskan tujuan penulisan surat dan memberikan pengantar tentang apa yang akan dibahas. Ini bisa mencakup ucapan selamat datang, alasan menulis surat, atau pengantar singkat.
5. Isi Surat
Isi surat adalah bagian utama yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Struktur isi surat dapat lebih bebas dibandingkan surat resmi dan dapat mencakup beberapa paragraf sesuai kebutuhan.
6. Penutup
Penutup adalah bagian akhir surat yang berfungsi untuk mengakhiri surat dengan cara yang ramah. Beberapa contoh penutup termasuk:
- “Salam hangat,”
- “Dengan cinta,” atau “Hormat kami,”
Contoh penutup:
Salam hangat,
7. Nama Penulis Surat
Nama penulis surat diletakkan di bawah penutup dan menunjukkan siapa yang menulis surat. Biasanya cukup dengan nama lengkap tanpa perlu mencantumkan jabatan atau tanda tangan.
Contoh nama penulis surat:
Andi Pratama
Dengan memahami struktur masing-masing jenis surat, kita dapat menulis surat yang sesuai dengan tujuan dan konteks penggunaannya, baik itu untuk komunikasi formal maupun pribadi.
Penutup
Surat memiliki peran penting dalam komunikasi tertulis. Memahami jenis-jenis surat dan strukturnya sangat penting untuk memastikan surat tersebut efektif dan sesuai dengan tujuan penulisannya.
Dengan pemahaman yang baik tentang surat, kita dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan profesional.